SMCC

Solicitamos aos Departamentos Científicos que valorizem a SMCC, promovendo cursos e palestras em nossa sede, onde dispomos de uma moderna infra-estrutura de áudio, vídeo e som, estacionamento gratuito, secretaria à disposição, e uma área agradável para finalizar o evento com alguma confraternização (Espaço Albert Zeitouni, no terceiro piso).
Desse modo, agregaremos valor à Sociedade, e traremos o associado para sua casa, além de divisas para que possamos aprimorar e ampliar ainda mais nossa prestação de serviços.

Confira abaixo o nosso regulamento e bom trabalho!

REGRAS GERAIS
Divulgação da Programação Científica – será mensal, encartada no Jornal Medicação, site SMCC e enviada por e-mail aos departamentos.
Para que o evento seja divulgado junto aos associados, é necessário a entrega do material (programação) até o dia 10 de cada mês anterior ao evento, impreterivelmente. Caso não seja entregue ficará sem a divulgação impressa.
Departamentos Científicos com programação anual (grade) - preencher uma única vez a “Ficha de Controle de Eventos” (disponível no site SMCC ou na secretaria), ficando a secretária do Departamento Cientifico responsável pela atualização mensal dos dados (Palestrante, equipamentos, patrocinadores envolvidos etc).
A Grade 2008-2011 do Departamento Científico deverá ser seguida rigorosamente. Qualquer solicitação de alteração do dia ou para a realização de eventos extras deverão ser informados para que a secretária dos Departamentos Científicos verifique a agenda.
Os custos dos aluguéis de salas não se aplicarão para os departamentos, nos seus respectivos dias (Grade 2008-2011).
Os equipamentos estarão liberados conforme sua disponibilidade em cada sala (consultar), e serão fornecidos seguindo rigorosamente a solicitação da Ficha de Controle de Eventos, sendo de responsabilidade do organizador do evento a locação de equipamentos extras.
Ponteira laser – Será colocada na montagem do evento uma ponteira na sala agendada, devendo o responsável pelo evento, ao seu término, entregá-la na secretaria, sob pena de ressarcir o valor do equipamento à SMCC.
O salão social deverá seguir tabela de preços 2008-2011, sendo que existe uma taxa diferenciada para os eventos dos deptos. (Grade 2008-2011).
O horário da SMCC é das 08h00 às 23h00. Favor não exceder este horário, pois incorre cobrança ao organizador do evento, da taxa do transporte para o funcionário (consultar valor na época), observando-se que o término do evento deve levar em consideração retirada de materiais, organização das cadeiras e espaços utilizados, desmontagem de Buffet, e o fechamento da entidade. Favor deixar ciente o responsável pelo evento.
Estacionamento – somente para associados e dependentes em dia com as mensalidades da SMCC e palestrantes, para os demais: não associados, patrocinadores (laboratórios, empresas etc), carimbar sempre estacionamento com desconto, ficando o funcionário responsável por eventuais erros.
O preenchimento da Ficha de Controle de Eventos é necessário para a solicitação de divulgação no site, envio de e-mail, confecção de folder, cartazes, mala direta, logo etc.
O depto de criação da SMCC poderá desenvolver arte para folders e cartazes para os eventos dos departamentos científicos (Grade 2008-2011), desde que enviados com antecedência e em meio digital. O custo com a confecção em gráficas é de responsabilidade do organizador do evento.
Qualquer situação que não se enquadre nas regulamentadas acima, deverá ser encaminhada para a coordenadora da SMCC tomar as devidas providências junto à diretoria.
As salas seguem normas para sua utilização quanto ao número de participantes no evento:
Sala A: mais de 80 participantes
Sala B: mais de 40 participantes
Sala C: até 40 participantes
Sala D: até 30 participantes

A divulgação de eventos solicitados pelos departamentos, fora da SMCC, só será feita caso o nº de participantes seja superior a 120 pessoas.
Quando a programação científica do departamento não for fornecida à SMCC, a sala fica automaticamente liberada para outros eventos.

REGRAS PARA EVENTOS EXTRAS DOS DEPARTAMENTOS OU OUTROS
Verificar a disponibilidade, tabela de preços, fazer uma pré-reserva, preencher a Ficha de Controle de Eventos (disponível em nosso site, ou solicitar na secretaria da SMCC).
Quando a Ficha de Controle de Eventos for recebida pela secretária geral dos departamentos, será enviada para análise do diretor Científico e, após parecer, será encaminhada para reunião de Diretoria (reuniões todas as quartas-feiras), portanto devendo ser preenchida com a devida antecedência. Solicitações de última hora poderão não ser autorizadas.
Aprovado o evento, a secretária dos departamentos fará contato com o solicitante do mesmo.
Preencher contrato de locação, onde se responsabiliza pelos equipamentos e objetos existentes nos locais utilizados.
O pagamento deverá ser efetuado 50% na assinatura do contrato e o restante 02 dias antes do evento. Constarão em contrato as condições.
Apresentar relação com os nomes dos convidados autorizados a entrar no evento.
Apresentar relação completa das empresas envolvidas no evento (Buffet, decoração, imprensa, áudio etc). Não será autorizada a entrada de empresas que não constarem na lista.
Fica a cargo dos solicitantes a autorização da EMDEC para embarque e desembarque de material na SMCC. Não nos responsabilizamos por multas ou eventuais ocorrências (constar no contrato).
O solicitante se responsabiliza perante o ECAD (quando houver músicas ao vivo ou mecânica).
O volume de som não deverá ultrapassar os níveis permitidos no local (de acordo com os horários de realização).
O estacionamento deverá ser comunicado por escrito para a abertura fora do expediente da SMCC, a qual não se responsabiliza por qualquer acordo entre o estacionamento e o solicitante do evento.
Itens solicitados que não constarem nessas normas deverão ser encaminhados para a coordenadora tomar as providencias necessárias junto a Diretoria SMCC.
Solicitações para o depto de criação para desenvolvimento de materiais para eventos que não sejam dos deptos (grade 2008-2011) passarão pelo processo de aprovação e terão custos. Essas solicitações devem obedecer antecedência mínima de 15 dias. Verificar a disponibilidade de tempo do departamento de criação, pois as solicitações da diretoria SMCC e dos deptos Científicos são prioridades (preencher Ficha de Controle de Eventos).
Eventos solicitados pela Prefeitura deverão sempre vir com a solicitação do diretor de Saúde de Campinas (acordo firmado com a SMCC).
Solicitações de divulgações de eventos de não associados, com realização fora da sede social só serão aprovadas seguindo a tabela de preços da SMCC.

FUNCIONÁRIOS RESPONSÁVEIS PELOS DEPARTAMENTOS CIENTÍFICOS (Triênio 2008-2011):

Sra. Zilda – secretária geral dos deptos.
Sr. Rodrigues – organização das salas, coffee e auxílio do palestrante na montagem do evento, não permanecendo na sala todo o período, mas sempre que for solicitado na secretaria (dará assistência em todas as salas).
Sr Alexandre – dará suporte nas salas no período diurno e, noturno, quando os eventos tiverem um grande porte (neste caso será feito um remanejamento no horário). O pedido deste reforço sempre deverá ser encaminhado para a coordenadora tomar as providências necessárias.
Sra. Silvana – Coordenadora

ASSESSORIA DE IMPRENSA

Contato com a Jornalista Luciana Rezende, de manhã na SMCC ou através do e-mail: imprensa@smcc.com.br ou ainda pelo celular: (19) 9602-4787.
Quando necessária a divulgação de eventos na mídia, favor solicitar com antecedência e enviar o material para que o release seja redigido e encaminhado a tempo.
Entrevistas na imprensa: lembramos que os membros dos departamentos científicos representam a entidade e sua especialidade na cidade, portanto, é muito importante que os senhores possam atender a imprensa quando solicitados, para oferecer informações precisas e confiáveis. Esta intermediação é realizada pela assessoria de imprensa. Quando não for possível atender aos jornalistas, pedimos que indiquem um outro profissional para fazê-lo.
Ressaltamos que tanto o jornal Medicação (que traz notícias de interesse geral para os médicos e suas famílias); como os informativos enviados para a imprensa (que trazem notícias de saúde), precisam ser alimentados com informações dos Departamentos Científicos. Por isso disponibilizamos a assessoria de imprensa para qualquer tipo de informação que os senhores possam estar colaborando:

Podem ser sugestões de pautas para nosso jornal Medicação, com temas de interesse para a classe médica e a família do médico (sejam ligados a direito profissional, parte jurídica, finanças, lazer, saúde, qualidade de vida etc).
Podem também ser informações sobre saúde para elaboração de releases que serão enviados à imprensa. Em cada especialidade é importante que os representantes dos departamentos fiquem atentos aos temas que venham a surgir e que sejam de interesse da população em geral, como: doenças da estação, doenças de notificação que estejam aumentando em nossa cidade/região, cuidados importantes com a saúde, aparecimento de novidades em tratamentos etc.

Agradecemos antecipadamente o apoio, e contamos com a colaboração de todos, pois nossa intenção é melhorar cada vez mais o atendimento aos Deptos Científicos da SMCC.

(Dúvidas e sugestões, por favor, encaminhar por escrito aos departamentos responsáveis ou diretamente à Diretoria da SMCC).

Sociedade de Medicina e Cirurgia de Campinas