• A solicitação de sala/espaço destinado a reuniões/eventos científicos deve ser formalizada mediante preenchimento do Formulário de Controle de Eventos , disponível no site da SMCC (versão para preenchimento online) ou na secretaria.
• É de responsabilidade dos organizadores a veracidade e respeito às informações inseridas no Formulário, sob pena de advertência ou suspensão do evento.
• Qualquer solicitação de alteração do dia ou horário para a realização de eventos deverá ser informada por escrito para a Secretária Geral dos DC (alterações mediante disponibilidade).
• A SMCC terá o direito de ocupar até 5 (cinco) minutos da programação dos eventos apoiados ou promovidos por ela para divulgação institucional ou outras ações de marketing direcionadas ao público do evento.

• As salas serão reservadas, preferencialmente, de acordo com sua capacidade e previsão de número de participantes no evento:
• Sala A (Auditório): mais de 80 participantes
• Sala B: mais de 40 participantes
• Sala C: até 40 participantes
• Sala D: até 30 participantes
• Sala E: até 20 participantes
• Salão Social: até 200 pessoas (coquetel)/até 100 pessoas (jantar)
• A disponibilidade dos espaços será verificada sempre que houver uma solicitação para eventos e seguirá os seguintes critérios de preferência caso haja conflito (nesta ordem):
• Cronológico (data de entrega do Formulário de Controle de Eventos);
• Público estimado X tamanho da sala (os eventos podem ser realocados para salas maiores/menores de acordo com o público);
• Atividade do Departamento (os DC mais ativos terão preferência sobre os menos atuantes ou desativados);
• Caso permaneçam dúvidas, cabe ao Diretor Científico avaliar e decidir a situação.

• O custo para locação de salas/auditório será registrado em uma tabela aprovada pela Diretoria SMCC e seguirá as seguintes regras:
• Para eventos realizados/promovidos por DC da SMCC, a locação da sala será gratuita;
• Para eventos apoiados por DC da SMCC, haverá desconto de 40% (quarenta por cento) no valor da locação;
• Para os demais será obrigatório o pagamento do valor da locação conforme tabela vigente na época.
• O Salão Social deverá seguir tabela de preços própria, sendo que existe uma taxa diferenciada para os eventos dos DC.
• O horário de funcionamento da SMCC é das 08h00 às 23h00. Caso o horário seja ultrapassado, incorrerá cobrança ao organizador do evento, referente à taxa do transporte para o funcionário (consultar valor na época) independente do evento ser realizado ou não por DC.

• Os equipamentos áudio-visuais e computadores estarão liberados conforme sua disponibilidade em cada sala (consultar), e serão fornecidos seguindo rigorosamente a solicitação do Formulário de Controle de Eventos, sendo de responsabilidade do organizador do evento a locação de equipamentos extras.
• No caso de contratação de serviços áudio-visuais de terceiros, o organizador assume total responsabilidade por eventuais danos/prejuízos causados à SMCC e esta se isenta de qualquer responsabilidade sobre os serviços e equipamentos contratados.
• Apresentar relação completa das empresas envolvidas no evento (Buffet, decoração, imprensa, áudio, etc). Não será autorizada a entrada de empresas que não constarem na lista.

• O organizador do evento será o responsável por qualquer dano ou prejuízo ao espaço (sala/auditório) e aos equipamentos e acessórios durante seu uso, incluindo a responsabilidade de ressarcimento caso haja danos/prejuízos ao patrimônio ou imagem da SMCC.
• Caso necessário, fica a cargo do solicitante providenciar a devida autorização junto à EMDEC (Empresa Municipal de Desenvolvimento de Campinas) para embarque e desembarque de material na SMCC. Não nos responsabilizamos por multas ou eventuais ocorrências.
• O organizador se responsabiliza perante o ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) pelo cumprimento da legislação referente a direitos autorais quando houver músicas ao vivo ou mecânica.
• O volume de som não deverá ultrapassar os níveis permitidos no local (de acordo com os horários de realização).

• O coffee-break/coquetel deve ser contratado pelo organizador. A SMCC e seus funcionários não se responsabilizam pela qualidade dos serviços contratados.
• A responsabilidade sobre a montagem e serviço de coffee-break/coquetel é do organizador. A SMCC não se responsabiliza pelo eventual consumo por pessoas não relacionadas ao evento.
• Os eventos de maior porte devem considerar o uso do Salão Social (cobertura) para melhor acomodação de seus convidados.

• Os associados e dependentes em dia com as mensalidades da SMCC terão direito a desconto mínimo de 50% quando houver cobrança de inscrições para o evento.
• Os valores das inscrições serão destinados ao DC envolvido. No caso de haver mais de um DC envolvido na organização do evento, os valores serão divididos conforme acordo entre os mesmos.

• As reuniões científicas periódicas (semanais, quinzenais ou mensais) deverão ser programadas e entregues na secretaria da SMCC no primeiro mês do ano para montagem da Grade do ano corrente.

• Quando a programação científica de um DC não for fornecida e/ou a sala reservada não for utilizada por dois meses consecutivos, a reserva será cancelada e a sala automaticamente liberada para outros eventos, devendo o DC interessado reiniciar o processo de solicitação através do preenchimento de novo Formulário de Controle de Eventos (vide item 1).

• A participação dos Departamentos Científicos deve seguir as seguintes normas:
• Realização/Promoção = quando o DC é o real promotor do evento/reunião. Esta informação deve constar de maneira explícita em qualquer meio de divulgação (logotipo SMCC + nome do Departamento) e membro(s) do departamento deve(m) obrigatoriamente participar da organização do mesmo.
• Apoio = quando o evento é organizado por terceiros, mas conta com o apoio oficial do DC, seguindo o conceito de que o mesmo é relevante para os associados e/ou comunidade. O apoio deve constar em qualquer meio de divulgação (logotipo SMCC + nome do Departamento).
• Não se aplica = quando o evento é organizado por terceiros e não necessita ou não possui o apoio de DC. Deverá seguir as regras para Eventos de Terceiros (vide normas abaixo).
• As reuniões simples entre membros do DC e/ou pequenas apresentações poderão ser agendadas mediante solicitação por escrito (e-mail ou papel) encaminhada diretamente à Secretária Geral dos DC (mediante disponibilidade de espaço).

• O preenchimento do Formulário de Controle de Eventos é imprescindível para a solicitação de divulgação. As opções de divulgação são:
• No site da SMCC (nota ou inserção de link próprio);
• Envio de e-mail aos cadastrados nos DC (especificar quais DC);
• Envio de mala direta (custo de postagem a cargo do DC).
• O Departamento de Criação da SMCC poderá desenvolver arte para folders e cartazes para os eventos dos DC, desde que enviados com antecedência e em meio digital. O custo com a impressão (gráficas) é de responsabilidade da organização do evento.
• A divulgação da programação científica dos DC ocorrerá mensalmente no Jornal MedicAção (encarte), disponibilizada no site da SMCC e enviada por e-mail aos associados.
• É necessária a entrega do material (programação) até o dia 10 de cada mês, impreterivelmente, sob pena de não ter o evento divulgado nos meios impressos.
• A divulgação de eventos realizados/promovidos pelos departamentos fora da SMCC, só será analisada caso o número de participantes seja superior a 120 pessoas.  

• O estacionamento será cortesia somente para associados e dependentes em dia com as mensalidades da SMCC e palestrantes. A situação do associado será verificada no sistema no momento do benefício. É necessário carimbar o ticket na secretaria.

• O organizador deve formalizar uma solicitação de análise mediante preenchimento do Formulário de Controle de Eventos, disponível no site da SMCC (versão para preenchimento online) ou na secretaria com a devida antecedência (solicitações de última hora poderão não ser autorizadas).
• Após verificação de disponibilidade, será efetuada uma pré-reserva da data e horário desejados
• A solicitação será enviada para análise do Diretor Científico que poderá solicitar o parecer do(s) DC relacionados ao assunto do evento.
• Após parecer, será encaminhada para reunião de Diretoria SMCC para aprovação.
• Aprovado o evento, a Secretária dos DC fará contato com o solicitante do mesmo para formalização.

• Deverá ser preenchido Contrato de Locação aprovado pelas partes, seguindo modelo de contrato disponibilizado pela SMCC.
• O pagamento deverá ser efetuado 50% na assinatura do contrato e o restante até 02 dias úteis após o evento. Constarão em contrato as condições.
• As responsabilidades apontadas no item “Regras Gerais” nesta normativa e outras devem obrigatoriamente constar em contrato.

• O organizador deverá pagar o custo pela locação da(s) sala(s)/auditório e qualquer item adicional de acordo com tabela vigente.
• Caso haja interesse em obter o apoio de algum DC da SMCC, o organizador deve procurar os membros do referido departamento e solicitar a adesão oficial do mesmo, ciente da obrigatoriedade do apoio constar em qualquer meio de divulgação do evento (logotipo SMCC + nome do Departamento). Com o apoio formal, o organizador pode se beneficiar de desconto na locação.
• Caso o evento ultrapasse o horário de expediente normal da SMCC, o organizador deverá arcar com todos os custos extras de funcionários (constarão em contrato as condições).

• Caso haja interesse em solicitação divulgação do evento aos associados da SMCC, preencher os campos no Formulário de Controle de Eventos. A divulgação será cobrada conforme tabela vigente. As opções de divulgação são:
• No site da SMCC (nota ou inserção de link próprio);
• Envio de e-mail aos associados (especificar quais DC);
• Envio de mala direta (custo de postagem a cargo do organizador).
• O Departamento de Criação da SMCC poderá desenvolver arte para folders e cartazes mediante solicitação (antecedência mínima de 15 dias) e disponibilidade. Haverá custo adicional pelo serviço. O custo com a impressão (gráficas) é de responsabilidade da organização do evento.

• Os associados e dependentes em dia com as mensalidades da SMCC poderão se beneficiar da gratuidade do estacionamento durante o horário normal de funcionamento.
• Fica a cargo do organizador negociar diretamente com o estacionamento, caso haja interesse em condições especiais para seus convidados.
• O estacionamento deverá ser comunicado por escrito para a abertura fora do expediente da SMCC, a qual não se responsabiliza por qualquer acordo entre o estacionamento e o organizador do evento.

• Eventos solicitados pela Prefeitura Municipal deverão sempre vir com ofício do Secretário/Diretor da Secretaria de Saúde (acordo firmado com a SMCC) e terão condições especiais, desde que destinados a médicos.

II. NORMAS PARA PATROCÍNIOS

• As empresas ou instituições que desejarem patrocinar os eventos/reuniões dos DC da SMCC deverão registrar o valor e reciprocidades do patrocínio em contrato, que será submetido à avaliação da Assessoria Jurídica e aprovação pela Diretoria SMCC.
• A Diretoria SMCC possui autonomia de vetar ou propor renegociação das condições de patrocínio previamente discutidas com os DC que não estejam em conformidade com os interesses ou normativas da entidade.
• Os valores dos patrocínios e eventuais excedentes serão reservados ao Departamento ou Comitê Científico favorecido.
• Os eventuais prejuízos decorrentes de um evento deverão ser cobertos por seus organizadores e/ou patrocinadores e não serão automaticamente repassados à SMCC.
• Os DC poderão solicitar apoio/patrocínio à SMCC mediante o Formulário de Controle de Eventos. A diretoria irá avaliar caso a caso.

III. NORMAS PARA ASSESSORIA DE IMPRENSA

A Diretoria poderá alterar este regulamento a qualquer momento.

Dúvidas e sugestões, por favor, encaminhar por escrito aos departamentos responsáveis ou diretamente à Diretoria da SMCC.