Objetivo: Melhorar o controle de entrada e fluxo de documentos na SMCC quer sejam de natureza interna como externa.

1 Toda documentação a dar entrada na SMCC deverá ser protocolada, incluindo-se aí ofícios, memorandos, cartas, mensagens eletrônicas, etc., sendo que caberá ao setor responsável pelo Protocolo a posterior distribuição aos setores cabíveis.
2 Toda documentação endereçada a SMCC deverá ser registrada em livro específico para esta finalidade.
3 Ao dar entrada na SMCC o documento deverá ser registrado no livro acima referido, recebendo numeração identificatória constando o número de protocolo, o qual terá o formato XXXX/AA, que será formado por número seqüencial iniciando-se em 0001 (um) na abertura do mesmo, caractere separador, e os dois dígitos identificadores do ano, por exemplo: 2003 = 03, 2004 = 04, e assim por diante, sendo ao final de cada ano reiniciada a numeração. O número, que poderá ser utilizado uma única vez para cada documentação ou conjuntos fechados de documentações, será aposto através de carimbo em guia de recebimento e fornecido ao remetente, sempre que possível.
4 O registro de protocolos será realizado na Secretaria da sede social da SMCC e diariamente analisado pela Supervisora de Serviço ao Associado e, após sua análise, distribuídos aos setores aos quais se destinam.
5 Caberá a funcionário designado a manutenção das Fichas de Protocolo por Interessado e Fichas por Andamento, permitindo a rápida localização e seguimento de processos e o esclarecimento de sua situação, permanecendo em local de fácil acesso aos demais funcionários da Secretaria Geral da entidade.
6 Os setores ao qual se dirijam as documentações deverão assinar a ficha de andamento, confirmando o recebimento da documentação indicada.
7 Atenção: caso o documento seja remanejado entre diferentes setores da SMCC a ficha de andamento deve ser atualizada e assinada. Todos os campos constantes do Livro de Protocolo e das Fichas por Interessado e por Andamento deverão ser preenchidos.
8 As mensagens eletrônicas de trabalho, com troca de informações de serviço não se incluem nesta norma, além do que as mensagens deverão ser salvas periodicamente em CDs específicos, com numeração destes em Livro de Protocolos no formato de planilha. Este livro será usado para o controle destas mensagens, incluindo-se no salvamento os anexos recebidos, permanecendo disponíveis para consulta pelos demais funcionários da Secretaria Geral.
9 Na próxima página encontram-se descritos os campos do livro de protocolos e das fichas anteriormente descritas.

PROTOCOLO – FICHA POR INTERESSADO

PROTOCOLO – FICHA DE ACOMPANHAMENTO

Dra Denise Barbosa Presidente

Dr. Wilson Pires de Camargo Jr. 1º vice Presidente

Dr. José Renato dos Santos Diretor Administrativo